Son salidas de dinero necesarias para el desarrollo de las organizaciones, donde el costo tiene como objetivo la fabricación o producción de bien o servicio, del cual se espera recibir ingresos; en cuanto a los gastos, aunque no estén ligados directamente con la producción son necesarios para el funcionamiento de la operación.
En este artículo, te explicamos cómo identificar, clasificar y registrar estos conceptos clave en tu empresa.
¿Qué son los costos?
Corresponde a los recursos que la empresa destina para la fabricación o producción de un bien o servicios, del cual espera obtener utilidad en el periodo contable. Estos incluyen ciertos conceptos como: compras de materia prima y materiales, costo por la mano de obra y costos directos e indirectos de fabricación, depreciación de activos fijos productivos, arrendamiento de equipos y maquinaria productiva y servicios públicos relacionados con la producción.
Características de los costos:
- Están directamente relacionados con la producción del bien o servicio.
- Generan retorno económico a través de la venta de productos o servicios.
Clasificación de los costos:
La clasificación de los costos juega un papel importante en la contabilidad, ya que debe ser precisa y eficiente. A continuación, conoce más a detalle:
- Costos fijos: Estos son estables en el tiempo, no aumentan ni disminuyen, uno de estos puede ser: alquiler de la bodega donde se realiza el proceso de producción.
- Costo variable: Son susceptibles a nivel de productividad, en el caso en que exista una mayor producción estos costos serán mayores y si disminuye la producción también bajarán los costos, ejemplo de esto la materia prima e insumos.
¿Qué son los gastos?
Es el dinero que se destina para cubrir labores o aspectos administrativos u operativos en las organizaciones, no están relacionados directamente con la producción, pero son necesarios para el funcionamiento de esta. Algunos de ellos como: los gastos administrativos, gastos de venta y publicidad, arrendamiento de oficinas o locales comerciales, honorarios y servicios profesionales.
Características de los gastos:
- Vinculados con el área administrativa
- No genera retorno de dinero
- Son indispensables para el funcionamiento de la compañía.
Tipos de gastos:
- Gastos operacionales — administrativos y de venta
- Gastos NO operacionales — impuestos, multas y otros.
Clasificación de los gastos:
La clasificación de los gastos es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de la organización. A continuación, hablaremos de algunos:
- Gastos fijos: Son aquellos que se deben cubrir mes a mes, dado que son esenciales para el desarrollo de la organización, ejemplo de estos: los salarios, honorarios, los arrendamientos entre otros.
- Gastos variables: Estos son difíciles de predecir, pero al igual que los gastos fijos, la empresa debe cubrirlos cuando se presenten en algún mes, por ejemplo: los servicios temporales.
Importancia de tener costos y gastos debidamente soportados
Las empresas deben revisar que los costos y gastos al finalizar el periodo contable, estén debidamente soportados y cumplan con relación de causalidad con la actividad económica; con el fin de descontarlos al momento de presentar la declaración de renta, de acuerdo a los lineamientos de la norma.
Checklist para garantizar soporte:
- Que los costos estén relacionados con la producción o adquisición de los bienes o servicios que la empresa vende.
- Los documentos como las compras por conceptos de costos y gastos deben cumplir con los soportes establecidos por la ley como: facturación electrónica, POS electrónico, documento soporte electrónico y el acuse de recibo de factura y recibo del bien o servicio obligatorios para todas las facturas a crédito (evento radian).
Comprender los conceptos de costos y gastos y su correcta gestión no solo mejora la administración de tu empresa, sino que también garantiza el cumplimiento normativo y evita sanciones fiscales.