I. Definiciones

Usuario: Es la persona o entidad que accede y utiliza el sistema y los módulos que a éste pertenecen. El cliente podrá tener uno o más usuarios conforme el paquete adquirido.

Cliente: Es la persona o entidad que compra y adquiere el sistema ERP WEB BEGRANDA.

Servicio: Se refiere a las funcionalidades específicas proporcionadas por el sistema, a saber, a la gestión de nóminas, facturación, contabilidad y procesos de generación de documentos electrónicos ante la DIAN.

Nómina electrónica: La Nómina Electrónica es un documento digital emitido a la DIAN como soporte de pago y es emitido de forma mensual por las empresas en función de cada uno de sus empleados.

Documento soporte: Es el documento electrónico que se emite a la DIAN, para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.

Facturación electrónica: Conjunto de documentos electrónicos emitidos a la DIAN por medio de un software, donde interactúa la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la

venta o servicio, entre otras tales como: la emisión de facturas, notas crédito, notas débito, etc.

Factura electrónica: Documento electrónico emitido a la DIAN, que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas.

Copia de seguridad: Duplicado de los datos originales que se realiza para preservar la información en caso de pérdida, daño o eliminación accidental, permitiendo su recuperación en un momento posterior.

Suscripción: Pago que se realiza para adquirir la licencia de uso del ERP WEB BEGRANDA.

Modalidad: Es el plan o paquete que el CLIENTE adquiere del ERP WEB BEGRANDA.

Solicitud: Es la petición escrita o verbal realizada por el CLIENTE para dar a conocer al PROVEEDOR cualquier tipo de requerimiento.

Importación: Carga de los datos al ERP WEB BEGRANDA de un software anterior que pudo tener el cliente.

Implementación: Proceso mediante el cual se hace el registro del cliente en la base de datos de clientes activos, activación de licencia del ERP, Creación de usuario administrador de la licencia, generación de certificado digital en caso de requerir emisión de documentos electrónicos, habilitación de emisión de documentos electrónicos si así lo requiere.

Datos transaccionales: Son los datos que El CLIENTE ingresa o registra en el ERP WEB BEGRANDA una vez comienza a operarlo.

II. Objeto

Los presentes términos y condiciones tienen como objeto establecer las condiciones en que BEGRANDA INC S.A.S. prestará el servicio de implementación de software para la gestión de su operación por medio del ERP WEB BEGRANDA y se entiende perfeccionado a partir del momento en que el CLIENTE los acepta, al firmar el presente documento o al aceptar electrónicamente el mismo, que para todos los efectos tiene la misma validez, de conformidad con la ley 527 de 1999, de lo cual se guardará la prueba pertinente mediante mensaje de datos. Para hacer uso de los Servicios (tal como se define más adelante), el CLIENTE debe leer, entender y aceptar en su totalidad los términos y condiciones, y cualquier anexo que los adicione o complemente, debidamente divulgados y puesto a disposición del CLIENTE para su conocimiento.

Como comprobante de la aceptación de este Acuerdo, BEGRANDA INC S.A.S. conservará un registro que identifica a la persona que aceptó las condiciones. A solicitud por escrito del CLIENTE, se proporcionará una copia electrónica del registro al correo electrónico registrado por la persona que aceptó el acuerdo.

III. Prerrequisitos para operar el software

1. Acceso a internet: Para poder acceder al servicio de forma idónea, el CLIENTE debe contar con una conexión de banda ancha a internet. La conexión mínima recomendada para operar con el ERP WEB BEGRANDA es de 10 MB por segundo.

2. Equipo de cómputo: Para el uso óptimo del ERP WEB BEGRANDA el cliente deberá contar con un equipo de cómputo con mínimo 8 GB de memoria RAM o superior, con sistema operativo Windows 10 en adelante o MAC OS o Ubuntu. Se recomienda usar la última versión disponible del explorador “Chrome” de Google y no versiones beta.

3. Impresora: Algunos módulos del ERP WEB BEGRANDA de uso opcional por parte del usuario requieren de equipos periféricos como impresoras de tirilla o de otro tipo, los cuales debe adquirir e instalar por cuenta propia. BEGRANDA INC S.A.S. no realiza instalación y/o configuración.

Parágrafo: El PROVEEDOR no asumirá responsabilidad por experiencias insatisfactorias del usuario que resulten de no cumplir con la infraestructura mínima de comunicaciones y tecnología (hardware) recomendada para operar el Servicio. Además, el PROVEEDOR no será responsable de las dificultades en la comunicación que puedan surgir debido a problemas en las redes o en los servicios de proveedores de telecomunicaciones terceros.

IV. Uso Aceptable

A. Uso permitido

1. Acceso autorizado:

   • Solo los empleados autorizados tienen permiso para acceder al sistema.
   • Los permisos de acceso deben ajustarse a los roles y responsabilidades específicos de cada usuario.

2. Cumplimiento normativo:

   • El uso del ERP WEB BEGRANDA por parte de todos los clientes y sus usuarios deben cumplir con las leyes y regulaciones locales relacionadas con el módulo adquirido y la actividad respectiva.

3. Integridad de los datos:

   • Los usuarios deben introducir datos de manera precisa y veraz.
   • Se deben tomar medidas para prevenir la manipulación no autorizada de datos.

4. Seguridad de contraseñas:

   • Los usuarios deben establecer contraseñas seguras y no compartirlas con otras personas.
   • Se recomienda la autenticación de dos factores para mayor seguridad. (si existe)

5. Respaldo de datos:

   • El cliente es responsable de implementar políticas de respaldo regulares para asegurar la disponibilidad y recuperación de datos en caso de fallos del sistema.

6. Comunicación de Problemas:

   • Reportar cualquier problema técnico o de seguridad al personal de soporte de manera inmediata.

B. Restricciones

1. Doble contabilidad: No está permitido llevar doble contabilidad en el ERP WEB BEGRANDA. En caso de que el cliente realice dicha acción, será su responsabilidad y mantendrá indemne a BEGRANDA INC S.A.S. por las consecuencias legales, fiscales y/o económicas derivadas de dicha práctica.

2. Fraude a terceros/entidades: EL CLIENTE no tendrá permitido defraudar terceros y/o entidades mediante el uso del sistema ERP WEB BEGRANDA o derivado de su uso y los documentos que genere con uno o varios de sus módulos.

3. Fraude al ERP: Está prohibido cualquier uso defraudatorio o que aproveche fallos del sistema para exceder la capacidad de uso adquirida de acuerdo con el plan.

4. Web scraping: Se prohíbe expresamente a los usuarios realizar cualquier actividad de “web scraping” en relación con el ERP. Esto incluye, pero no se limita a, el acceso automatizado, la extracción de datos y el uso de scripts externos para obtener información del sistema. Esta restricción tiene como objetivo salvaguardar la integridad y seguridad de los datos gestionados por el ERP

5. Intervención de sistema: Se prohíbe de manera explícita a los usuarios realizar cualquier actividad de hackeo en relación con el ERP. Esta restricción incluye, pero no se limita a, intentos no autorizados de acceder, manipular o interferir con el sistema informático, la red, el código o los datos del ERP.

V. Privacidad y seguridad

El CLIENTE reconoce y está plenamente consciente que, para habilitar la operación del Servicio, BEGRANDA INC S.A.S. debe llevar a cabo diversas operaciones técnicas con la Información Confidencial, Datos Básicos del CLIENTE, así como con los Datos Transaccionales del CLIENTE. Estas operaciones incluyen, pero no se limitan a, escribir, leer, generar copias de seguridad, transferir entre servidores en la nube y almacenar en servidores en la nube, compilar, transformar y encriptar la mencionada información.

En dicho sentido, el BEGRANDA INC S.A.S. se compromete a suministrar una infraestructura en la nube segura y robusta, conforme a estándares generalmente aceptados en la industria, con el propósito de operar y salvaguardar los datos del CLIENTE de manera integral. El CLIENTE acepta que BEGRANDA INC S.A.S. determinará, a su mejor criterio, el tipo de infraestructura en la nube para la ubicación de los datos y el código de software necesario para proporcionar el servicio y conservar la información. De manera específica, el CLIENTE acepta que los datos ingresados en la Plataforma ya sean propios o de terceros de cualquier naturaleza jurídica, con los que el CLIENTE interactúa, serán alojados en servidores en la nube ubicados en países estratégicos que permitan la óptima transmisión de los datos en el ERP WEB BEGRANDA.

Adicionalmente, el CLIENTE reconoce que, como parte de sus políticas de protección de la información del CLIENTE, el PROVEEDOR generará copias de seguridad periódicas de los datos del CLIENTE y los que este suministre mediante el ERP WEB BEGRANDA. Estas copias se eliminarán regularmente, según lo determine el PROVEEDOR, liberando espacio en el servidor para la creación de las siguientes copias más recientes de seguridad.

VI. Propiedad Intelectual

A. Derechos de Propiedad

EL CLIENTE entiende y reconoce que todos los productos ofrecidos por BEGRANDA INC S.A.S. incluyendo además, capacitaciones, desarrollos, conceptos, metodologías, procedimientos, políticas, conceptos y técnicas usadas; son parte de la propiedad intelectual o know how de BEGRANDA INC S.A.S. y acepta guardar absoluta reserva y confidencialidad; por lo tanto EL PROVEEDOR, retiene todos los derechos de propiedad intelectual asociados con el servicio, incluyendo, pero no limitado a derechos de autor, marcas registradas, patentes y secretos comerciales. Todo el contenido, software, diseño, y cualquier otro elemento relacionado con el Servicio está protegido por la Ley 23 de 1982, Decreto 1360 de 1989, ley 44 de 1993, la Decisión 486 del 14 de septiembre de 2000 del Acuerdo de Cartagena, y demás normas que reglamenten, complementen o sustituyan en la materia.

El CLIENTE reconoce que no adquiere ningún derecho de propiedad sobre el Servicio y sus componentes, y se compromete a no realizar actos que infrinjan los derechos de propiedad intelectual de BEGRANDA INC S.A.S..

En consonancia con lo anterior, se prohíbe expresamente al CLIENTE:

1. Transferir, vender, arrendar, ceder a título oneroso o gratuito a terceros el uso del ERP WEB BEGRANDA;
2. Usar el ERP WEB BEGRANDA para alianzas de marca, actividades compartidas, ofrecer Servicios informáticos gratuitos u onerosos, o para desplegar en otros fines no autorizados de acuerdo con estos términos y condiciones;
3. El CLIENTE no podrá por sí mismo o por medio de un tercero, intervenir el sistema, realizando actividades como modificar, adaptar, traducir, preparar trabajos derivados, descompilar, realizar ingeniería inversa, desmontar o intentar obtener de algún otro modo el código fuente de algún módulo o de otra tecnología, contenido, dato, rutina, algoritmo, método, funcionalidad, diseño, técnica de interfaz de usuario, Software, material y documentación del PROVEEDOR;
4. No podrá eliminar, desfigurar, ocultar o modificar el aviso de privacidad, el aviso de derechos de autor, las marcas comerciales u otros avisos sobre los derechos de propiedad del PROVEEDOR facilitados como parte del servicio.

El CLIENTE entiende que El PROVEEDOR mantendrá la propiedad de todo derecho, título e interés incluidos, sin limitaciones, todos los Derechos de propiedad intelectual relacionados con el Servicio, así como de cualquier trabajo o mejora derivados de este, incluyendo, sin limitaciones, cualquier Software, tecnología, información, contenido, concepto de negocio, material educativo, directrices y documentación. No obstante, El PROVEEDOR no es propietario de los Datos Personales del Cliente.

B. Licencia de Uso

El PROVEEDOR otorga al CLIENTE una licencia no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar el Servicio de acuerdo con los términos y condiciones establecidos. Esta licencia está sujeta al cumplimiento continuo de los términos y condiciones aquí expresados.

El CLIENTE acepta no reproducir, distribuir, modificar, crear obras derivadas, realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el Servicio ni cualquier parte de este, ni permitir que terceros lo hagan.

Esta licencia de uso no implica la transferencia de derechos de propiedad intelectual, y el CLIENTE se compromete a utilizar el Servicio de manera consistente con las leyes aplicables y estos términos y condiciones. La licencia de uso puede ser revocada por el PROVEEDOR en caso de incumplimiento por parte del CLIENTE.

C. Cambios al sistema

El CLIENTE entiende y acepta el uso del sistema en las condiciones en que este funciona, con los módulos y funcionalidades que este ofrece, siendo él, el único responsable de determinar si es apto para el desarrollo de su actividad económica el uso del ERP WEB BEGRANDA. En caso de solicitar algún cambio sobre el sistema, el PROVEEDOR evaluará a su criterio la viabilidad, caso en el cual, tendrá un costo adicional, previamente informado. En caso de que dicho requerimiento sea muy particular al CLIENTE, dicho costo adicional podrá ser considerablemente mayor, atendiendo a la complejidad y particularidad de este.

TODOS los cambios o desarrollos efectuados en el sistema harán parte de este y serán siempre propiedad de EL PROVEEDOR.

VII. Facturación y pagos

A. Facturación: BEGRANDA INC S.A.S. emitirá y enviará la factura del servicio el primer día calendario de cada mes.

B. Pago: el CLIENTE deberá pagar los primeros 10 días calendario de cada mes de acuerdo con la factura emitida.

• Aviso: el sistema le enviará una notificación previa a la fecha límite de pago, los días 5,7, 9 y 10 del mes, recordando el pago pendiente por realizar.

D. Mora: El cliente entrará en mora a partir de las 6:01 P.M. a la fecha límite del pago.

E. Inactivación: En caso de no realizar el pago antes de las 6:00 P.M. del día 10 del mes, se inactivará la plataforma y su uso estará suspendido hasta tanto no se realice dicho pago.

VIII. Política de retiro y Modificación de Licencia

En caso de que EL CLIENTE desee cancelar y/o modificar su licencia activa de Facturación, Facturación Electrónica, Nómina o Nómina Electrónica, deberá enviar un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: [email protected]. El correo deberá contener la información completa del CLIENTE, el tipo de solicitud, si es cancelación completa o las modificaciones que desea hacer a su licencia y además el comprobante de pago de los valores ya referenciados con antelación (valor del periodo y valor del certificado digital si tiene activos los documentos electrónicos), lo anterior debe suceder con al menos quince (15) días hábiles de anticipación a la terminación de vigencia de la licencia adquirida según el plan.

• A. Retiro de la información: El CLIENTE dispondrá para realizar el retiro de la información, el tiempo restante para que finalice el periodo de uso contratado de acuerdo con el plan adquirido. Luego de dicho término, los usuarios del cliente serán inactivados y no podrá acceder a ellos, ni a la información que allí reposa.

• B. Devolución: BEGRANDA INC S.AS. no realizará devoluciones de dinero ya pagado por el servicio. Será a discrecionalidad del PROVEEDOR devolver o no cualquier suma de dinero, que, en caso de realizarse, podrá realizar los descuentos que considere pertinentes por conceptos tales como, pero sin limitarse a: migración de datos, implementación, instalación, asesorías, entre otros.

IX. Retiro de información

Cuando el CLIENTE estando en estado de mora o retirado, desee extraer información de la cual no haya generado copias de seguridad propias y BEGRANDA INC S.A.S. conserve copias de seguridad, deberá elevar la solicitud en los términos del acápite VII sobre la forma y contenido de la solicitud a [email protected]. Dicho retiro de información tendrá un costo adicional por conceptos tales como pero sin limitarse a: nuevo montaje de aplicativo, implementación, importación, entre otros. Dicho costo será informado por BEGRANDA INC S.A.S. de forma previa que deberá ser aceptado de forma tácita por el CLIENTE, caso contrario, éste entiende y acepta que el PROVEEDOR no estará en la obligación de buscar y entregar dicha información.

X. Capacitaciones

Una vez el cliente ha adquirido el derecho al uso del sistema ERP WEB BEGRANDA, tiene derecho a cinco (5) horas de capacitación incluidas en su plan adquirido, dentro de la cuales se le explicará el uso adecuado de la herramienta/sistema Para la programación de la capacitación, BEGRANDA INC S.A.S. enviará un mensaje por correo electrónico a la dirección informada por el cliente con el fin de programar la capacitación.

En caso de que en el término de un (1) mes, en el que BEGRANDA INC S.A.S. no reciba respuesta por parte del CLIENTE, para que aquel lo capacite, se entenderá que ha renunciado a este derecho y será potestativo de BEGRANDA INC S.A.S. prestar el servicio de capacitación de forma gratuita o paga.

Las condiciones generales de la capacitación inicial serán las siguientes:

• a. Modalidad de la capacitación: La capacitación será en la modalidad virtual sincrónica.

• b. Rechazo: El cliente podrá rechazar recibir la capacitación, para lo cual deberá manifestarlo en respuesta al correo electrónico. Se entenderá también que, ha declinado de recibir la capacitación cuando no haya dado respuesta al correo en los próximos quince (15) días calendario contados a partir de recibido el correo o comunicación de BEGRANDA INC S.A.S. para su programación.

• c. Tiempo: La capacitación tendrá una duración de cinco (5) horas. Estas horas de capacitación podrán ser continuas o fraccionadas, de acuerdo con disponibilidad y acuerdos.

Del mismo modo, el hecho de que BEGRANDA INC S.A.S. ofrezca servicios de capacitación con el objetivo de instruir al CLIENTE sobre cómo usar correctamente el sistema, ya sea en uno de sus módulos o en varios, no implica de ninguna manera que el PROVEEDOR tenga la responsabilidad de verificar la veracidad o exactitud la información que ingresará el CLIENTE. Además, el PROVEEDOR no asume responsabilidad por las posibles multas, sanciones o demandas en las que el CLIENTE pueda incurrir, ya sea que la información haya sido ingresada a la Plataforma con o sin el apoyo del PROVEEDOR, y ya sea que contenga errores o inexactitudes, o haya sido o no ingresada dentro de los plazos establecidos por la ley.

XI. Conocimiento técnico

El CLIENTE entiende y acepta que, si bien el PROVEEDOR le proporciona capacitación acerca del uso y capacitación del ERP WEB BEGRANDA y sus módulos, el CLIENTE es el ÚNICO responsable por el conocimiento jurídico, contable, financiero, tributario, comercial o cualquier otro conocimiento similar a los anteriores, que su desconocimiento o no, pueda tener repercusiones legales o económicas frente a terceros. Por lo que, el PROVEEDOR no es responsable de dar capacitación de índole legal, tributaria, laboral, comercial de ventas, entre otras.

XII. Implementación e Importación

Para la implementación e importación del ERP WEB BEGRANDA, el PROVEEDOR dispondrá del siguiente proceso:

1. Cotización: Se envía al correo proporcionado por EL CLIENTE, además, este entiende que la cotización NO CONSTITUYE OBLIGACIÓN alguna para EL PROVEEDOR hasta tanto los términos allí establecidos no hayan sido aceptados. Asimismo, el CLIENTE entiende y acepta que los módulos y términos de cotización pueden cambiar en el tiempo.

2. Solicitud de documentos: Una vez realizado el pago y seguido el proceso indicado luego de ello, el PROVEEDOR requerirá un conjunto de documentos para realizar la vinculación, los cuales dependerán de las necesidades del cliente y las políticas internas de vinculación del PROVEEDOR.

Parágrafo: el envío de los documentos incorrectos, desactualizados, en mala calidad o incompletos, podrá retrasar el proceso y será responsabilidad del CLIENTE subsanar el error. Para esto, el PROVEEDOR enviará un correo electrónico solicitando se corrijan las novedades para avanzar en el proceso.

3. Instalación ERP WEB BEGRANDA y activación: Recibida la documentación completa y en orden del CLIENTE, el PROVEEDOR procederá a realizar la instalar y activar la licencia y los demás procedimientos para continuar con la implementación.

4. Habilitación de documentos electrónicos: El PROVEEDOR realiza la instalación de documentos electrónicos y habilitación de la primera resolución electrónica.

Parágrafo 1: Todo el proceso anterior puede tardar entre 5 a 7 días hábiles cuando el proceso no sufre retrasos en la documentación. Pudiendo ser inferior en algunas ocasiones, dependiendo de los módulos y documentos electrónicos que haya adquirido o no el CLIENTE.

Parágrafo 2: El PROVEEDOR informa al CLIENTE que, en algunas ocasiones, la habilitación de documentos electrónicos puede presentar inconvenientes debidos a la plataforma de la DIAN, que impiden la correcta activación de los documentos electrónicos.

Parágrafo 3: El CLIENTE entiende que, el término de 5 a 7 días puede verse afectado por situaciones tales como: documentos incompletos, errores en plataforma de la DIAN, entre otras situaciones que se escapan del giro ordinario y control del PROVEEDOR, por lo que, dicho término no es obligatorio ni será responsabilidad de este, un plazo superior para completar dicho proceso.

A. Errores en la instalación

El CLIENTE entiende y acepta que, durante el proceso de instalación, el PROVEEDOR se compromete a poner de su parte todo su conocimiento y experticia, además de la mayor diligencia para que el proceso ocurra sin novedades, sin embargo, entendiendo que, como toda operación humana, esta no está exenta de errores que puedan afectar al cliente, y a menos que dicho error sea consecuencia de dolo o culpa grave, el PROVEEDOR se exime de reparar cualquier perjuicio. Estará exento, además, cuando dicho error pueda ser derivado de la información no clara o con la vocación para confundir y generar errores.

B. Compensaciones

En caso de presentarse retrasos en la operación de implementación e importación, el PROVEEDOR a su criterio y discrecionalidad podrá dar descuentos al CLIENTE o dar un tiempo de funcionamiento adicional con descuento o sin costo, según lo considere.

XIII. Responsabilidades y Garantías

A. Limitación de Responsabilidad

i. Daños a terceros

Bajo ninguna circunstancia, el PROVEEDOR se responsabilizará frente al CLIENTE o a terceros por daños indirectos, especiales, imprevistos, daños por lucro cesante, daño emergente, daños por salarios no pagados, daños derivados o punitivos, multas emitidas por autoridades competentes, incluidos, sin limitaciones, los daños causados por la pérdida de datos, la pérdida de beneficios, la pérdida de ventas, la pérdida de ingresos o gastos del abastecimiento de bienes o servicios, la demora en entrega de reportes o informes a las autoridades competentes, sea cual sea su causa, y bajo ninguna teoría de responsabilidad.

ii. Errores en la información

El CLIENTE entiende y acepta que teniendo en cuenta que es este quien utiliza los módulos del ERP WEB BEGRANDA para la gestión de su negocio, es él el responsable por que la información que allí sea ingresada sea la correcta. Además, el CLIENTE es consciente que, es de su plena capacidad y responsabilidad el debido uso del ERP WEB BEGRANDA, sus módulos y de la gestión de negocio que con estos haga.

Así mismo, entiende y acepta que es su responsabilidad la información que ingresa y transmite por medios magnéticos a la DIAN y las sanciones que conlleve la inexactitud, mora o cualquier otro error, deberán ser asumidos por el CLIENTE, entendiendo que el PROVEEDOR no tiene injerencia alguna en dicha gestión.

iii. Interrupciones del servicio

El CLIENTE entiende que como se informó si bien BEGRANDA INC S.A.S. se compromete a suministrar una infraestructura en la nube segura y robusta, conforme a estándares generalmente aceptados en la industria, con el propósito de operar y salvaguardar los datos del CLIENTE de manera integral, sin embargo, por causas ajenas al PROVEEDOR, se pueden presentar interrupciones del servicio imputables a terceros, derivadas de las fallas de los servidores de los terceros, que le son imprevisibles dentro de su experticia y conocimiento, por lo que, no le será imputable ninguna responsabilidad a BEGRANDA INC S.A.S. por pérdida de información, paquetes, documentos, o demás tipo de datos que se hayan ingresado o intentado ingresar durante las interrupciones del servicio en la gestión de su negocio.

iv. Cambios en la legislación

El PROVEEDOR se compromete a realizar los mejores esfuerzos para mantener el ERP WEB BEGRANDA actualizado en consonancia con la legislación que regula la funcionalidad ofrecida de cada módulo. Sin embargo, es posible que cambios legislativos, debido a su rapidez, generen períodos en los cuales el SOFTWARE cumpla parcialmente o no cumpla con alguna norma específica mientras se adapta a las nuevas regulaciones.

De manera similar, ajustes significativos en la normativa pueden llevar al PROVEEDOR a tomar la decisión de dejar de cubrir ciertas áreas funcionales que, debido a la complejidad normativa emergente, resultan económicamente inviables. Por lo tanto, el CLIENTE reconoce y acepta que la dinámica cambiante de la legislación impide al PROVEEDOR garantizar la cobertura permanente e indeterminada en el tiempo, de todos los aspectos legales en todo momento, según las necesidades particulares de cada CLIENTE.

Además, el CLIENTE comprende y acepta que, según su propio juicio y en cualquier momento, el PROVEEDOR puede decidir no continuar ofreciendo servicios o funcionalidades en áreas donde cambios normativos hacen que mantener una cobertura funcional específica resulte inviable desde el punto de vista técnico y financiero.

v. Incumplimiento legal

El CLIENTE en el desarrollo de su actividad económica, conoce que en la gestión de su negocio y/o empresa, por ministerio de la ley, tiene múltiples obligaciones legales hacia el estado o terceros vinculados con este; obligaciones tales como laborales, parafiscales, tributarias, comerciales, entre otras. Y que, mediante el ERP WEB BEGRANDA puede facilitar algunas tareas relativas a dichas obligaciones, sin embargo, es responsabilidad única y exclusiva del cliente, actualizarse, asesorarse y organizar su operación para dar cumplimiento legal. BEGRANDA INC S.A.S. en ningún momento es responsable por el incumplimiento legal del CLIENTE durante el tiempo de uso del ERP WEB BEGRANDA.

vi. Pagos laborales, prestaciones sociales, impuestos y/u obligaciones fiscales

En el marco de la utilización del Servicio para la gestión de su negocio, el CLIENTE asume la plena responsabilidad de la cancelación y manejo de lo siguiente:

• a) Los impuestos pendientes con el fisco, incluyendo impuestos por ventas, uso, propiedad personal, consumo, aduanas, derechos de importación, timbre, IVA, ICA, impuestos relacionados con el RÉGIMEN SIMPLE, u otros impuestos;

• b) Las obligaciones laborales con sus empleados, abarcando pagos de nómina, parafiscales, seguridad social, retención en la fuente, y otras responsabilidades bajo la supervisión de agencias gubernamentales como la DIAN, la UGPP y cualquier otra entidad dentro del Territorio. Estas responsabilidades se aplican a todas las transacciones realizadas a través del Servicio.

El PROVEEDOR reconoce, y el CLIENTE acepta, que la provisión del Servicio para la gestión del negocio no implica de ninguna manera que el PROVEEDOR tenga injerencia o responsabilidad sobre cómo el CLIENTE utilice dicho medio para operar, documentar, ingresar información o, en general, respaldar sus obligaciones comerciales, contables, tributarias o laborales, en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales del territorio colombiano.

Asimismo, el hecho de que el PROVEEDOR ofrezca servicios de implementación que instruyan al CLIENTE sobre la manera de ingresar información en la plataforma, en cualquiera de sus módulos, no atribuye al PROVEEDOR la responsabilidad de verificar la veracidad o exactitud de dicha información. Tampoco lo hace responsable de posibles multas, sanciones o demandas que el CLIENTE pueda enfrentar si la información ingresada en los documentos generados mediante el ERP WEB BEGRANDA, con o sin el respaldo del PROVEEDOR, contiene errores o inexactitudes, o si fue ingresada fuera de los plazos legales.

Por tanto, el CLIENTE exonera expresamente al PROVEEDOR de cualquier responsabilidad, sin limitaciones, derivada de demandas, multas, litigios civiles, fiscales o laborales, u otros eventos, dirigidos contra el CLIENTE debido al manejo que este haya dado al utilizar el Software respecto a su información, obligaciones de manejo de datos de terceros, obligaciones tributarias, laborales, u otras obligaciones impuestas por el ordenamiento jurídico.

vii. Pérdida de la información

El CLIENTE reconoce y acepta que el uso del ERP WEB BEGRANDA conlleva el riesgo inherente de pérdida de información, ya sea por factores técnicos, errores humanos, eventos imprevistos o cualquier otro motivo. A pesar de los esfuerzos del PROVEEDOR por implementar medidas de seguridad y respaldo, no se puede garantizar la invulnerabilidad del sistema frente a todos los posibles escenarios.

En consecuencia, el PROVEEDOR no asumirá responsabilidad alguna por la pérdida de información que pueda ocurrir durante el uso del ERP WEB BEGRANDA. Esto incluye, pero no se limita a, la pérdida de datos, transacciones, configuraciones o cualquier otro tipo de información almacenada en el sistema.

El CLIENTE acepta que es su responsabilidad implementar prácticas de respaldo y seguridad adicionales según sus necesidades y requerimientos específicos. El PROVEEDOR proporcionará herramientas y orientación para respaldar la información, pero la responsabilidad última de la integridad y seguridad de los datos recae en el CLIENTE.

Esta cláusula exime al PROVEEDOR de cualquier responsabilidad legal o financiera derivada de la pérdida de información, y constituye un acuerdo mutuo entre las partes de aceptar los riesgos asociados con el uso del ERP WEB BEGRANDA.

B. Garantía

i. Errores de sistema – información

El PROVEEDOR no garantiza que no se presenten errores en el Software o su correspondiente Servicio durante su operación. Igualmente, el PROVEEDOR no da garantía sobre el tiempo de disponibilidad del Software o el Servicio, por cuanto la naturaleza de la prestación del Servicio hace que sea imposible que el Servicio se pueda prestar de manera ininterrumpida. En consecuencia, el CLIENTE reconoce y acepta estas circunstancias en contraprestación a la declaración del PROVEEDOR de que realizará los mayores esfuerzos posibles para que el Servicio y el Software ERP WEB BEGRANDA funcione correctamente durante la mayor parte del tiempo de uso.

ii. Copias de seguridad

Para garantizar la disponibilidad y seguridad de la información, el PROVEEDOR implementa dentro de su ERP WEB BEGRANDA un sistema de copias de seguridad mínimo cada 24 horas en horario nocturno. Sin embargo, el CLIENTE entiende y acepta que, el PROVEEDOR no puede asegurar al 100% que dicha copia de seguridad se realice sin falla alguna, por lo que, en caso de que el CLIENTE pierda su información y no se haya realizado la copia de seguridad del sistema en las últimas 24 horas o anteriores, será solo responsabilidad suya el generar un plan de copias de seguridad propias e internas, entendiendo que la naturaleza del servicio y su probable falla, por mínima que esta pueda ser.

XIV. Responsabilidad sobre la calidad y veracidad de los datos transaccionales

El CLIENTE entiende y acepta que, durante su operación es este y las personas encargadas por este a través de los diferentes usuarios habilitados para ello, quienes ingresan los datos los Datos Transaccionales, los cuales pueden ser, pero no se limitan a:

a. Información transaccional generada de manera específica por el CLIENTE durante la operación de su negocio utilizando el Software, tal como información que reposa en:

1. Facturas o cotizaciones.
2. Información contable, financiera, de datos de inventario, de cuentas por cobrar y por pagar.
3. Datos referentes a precios o costos; nómina y empleados, y demás información que sea necesaria para la parametrización y operación del ERP WEB BEGRANDA en sus diferentes módulos.
4. Además, se incluyen datos que hagan referencia a información de terceros con los que el CLIENTE haya tenido o tenga una relación comercial y que el CLIENTE plasma en el ERP WEB BEGRANDA durante el devenir diario de su operación (tales como datos básicos de clientes, proveedores, o prospectos comerciales con los que un determinado CLIENTE interactúa, entre otros).
5. Documentos electrónicos emitidos a la DIAN.

El CLIENTE es el único y exclusivo responsable por los datos que ingrese o repose en todos los documentos que se generan en los módulos que opere, así mismo, como responsable, mantendrá indemne al PROVEEDOR por los daños o perjuicios que puedan generarse de los datos ingresados en el sistema, entendiendo su control total sobre la veracidad de la información como fuente de esta.

XV. Obligaciones

a. Obligaciones del cliente/usuario

El CLIENTE como responsable del uso adecuado del sistema ERP WEB BEGRANDA y en su calidad misma de cliente, asume las siguientes obligaciones:

1. Utilizar el sistema de manera ética y legal, cumpliendo con todas las leyes y regulaciones aplicables.
2. Acatar en todo momento los usos prohibidos del ERP WEB BEGRANDA
3. Cumplir con todas las obligaciones legales y contractuales que gestione mediante el uso del ERP WEB BEGRANDA.
4. Mantener actualizado en materia laboral, contable, tributaria, fiscal, comercial; con el fin de dar cumplimiento legal y uso adecuado a sus obligaciones frente a terceros o entidades estatales.
5. Proporcionar información precisa y actualizada al registrarse y durante el uso continuo del sistema.
6. Actualizar su información de manera constante.
7. Salvaguardar las credenciales de acceso y notificar al proveedor de cualquier actividad sospechosa o no autorizada.
8. Cumplir con las políticas y directrices establecidas en estos términos y condiciones.

b. Obligaciones de BEGRANDA

1. Garantizar el adecuado curso sobre las funciones integradas del ERP WEB BEGRANDA al momento de adquirir la licencia y las actualizaciones habilitadas para esta por parte del ERP WEB BEGRANDA o solicitadas por el cliente (Siempre y cuando estas no estén sujetas a terceros como proveedor de servidores o la DIAN para emisión de Documentos Electrónicos)
2. Dar soporte sobre las funcionalidades adquiridas en la licencia.
3. Brindar las capacitaciones respectivas de los módulos adquiridos por el cliente en la licencia en los términos expresados en el punto “X Capacitaciones”
4. Garantizar emisión de los documentos electrónicos en caso de tenerlos habilitados, esto siempre y cuando el CLIENTE tenga su certificado digital activo y la DIAN no se encuentre con fallas reportadas, las cuales, como ha sido informado en los presentes TyC, son completamente ajenos e imprevisibles al PROVEEDOR.
5. Garantizar integridad en la información siempre y cuando el usuario pueda demostrar que realizó correctamente los procesos y no se haya sufrido alteración por algún proveedor externo como el de servidores y/o almacenamiento.

XVI. Modificaciones a los términos y condiciones

El PROVEEDOR se reserva el derecho de realizar modificaciones los presentes términos y condiciones, en cualquier momento y a su entera discreción. Dichas modificaciones entrarán en vigor inmediatamente después de su publicación en la página web o notificación al cliente.

XVII. Terminación del servicio

El CLIENTE deberá seguir el proceso establecido en el acápite VIII. Política de Retiro y Modificación de Licencia.

En caso de no realizar la notificación con dicho término, el plan se renovará por el término inicialmente pactado.

De no realizar el pago correspondiente a la renovación de plan, el funcionamiento del ERP WEB BEGRANDA estará inactivo y en caso de alguna reactivación que implique algún costo operativo o logístico para el PROVEEDOR, deberá asumirlo.

El PROVEEDOR podrá dar por terminado el servicio en caso de incumplimiento por parte del CLIENTE de cualquiera de las disposiciones establecidas en estos términos y condiciones. En caso de terminación, el CLIENTE deberá dejar de utilizar el sistema y el proveedor tendrá derecho a suspender o cancelar el acceso del CLIENTE al mismo.

El PROVEEDOR podrá suspender o cancelar de forma inmediata cualquier cuenta del Plan o Servicio asignada al CLIENTE, como respuesta a una infracción de los términos de uso especificados en estos Términos y Condiciones.

a. Adicionalmente, son causales de terminación inmediata:

• La no aceptación por parte del CLIENTE de la totalidad del Acuerdo de Términos de Servicio vigente para el Servicio en ese momento.
• La utilización, por parte del CLIENTE, de un número de facturas emitidas mensuales mayor a aquellas por las que el CLIENTE ha pagado al PROVEEDOR.
• La utilización, por parte del CLIENTE, de un número de Facturas Electrónicas o Documentos Electrónicos mensuales mayor a aquellos por los que el CLIENTE ha pagado al PROVEEDOR.
• La utilización por parte del CLIENTE de un número de establecimientos comerciales superior al permitido en el plan adquirido.
• La utilización por parte del CLIENTE de un número superior de empleados a liquidar en la nómina del permitido en el plan adquirido.
• La sospecha razonable de que el CLIENTE está atentando contra la seguridad informática del sistema.
• El mal uso de las políticas de licenciamiento de los Servicios objeto de este acuerdo.
• La sospecha razonable de que el CLIENTE está haciendo mal uso o está involucrado en la copia indebida de Propiedad Intelectual inherente al Servicio.
• La incorporación del CLIENTE o alguno de los socios de la empresa del CLIENTE en las listas OFAC o “lista CLINTON” (oficialmente llamada “Specially Designated Narcotics Traffickers”) o en otras listas vinculantes obligatorias de Colombia y demás similares que presenten riesgos reputacionales en materia de LA/FT/FPADM.
• Un fallo negativo hacia el CLIENTE judicial o fiscal que implique consecuencias penales en Colombia.

XVIII. Reembolsos

El PROVEEDOR no realizará reembolsos por dinero ya pagado, independientemente de que, el CLIENTE haya usado o dejado de usar el sistema y pagado por este a pesar de su falta de uso. Además, tampoco hará devoluciones de dinero ya pagado en caso de cancelación anticipada del SERVICIO.

Excepcionalmente, el PROVEEDOR podrá reembolsar dinero por cambio de planes de mayor duración a uno de menor, caso en el cual del tiempo que faltare por disfrutar del servicio, el PROVEEDOR podrá descontar lo correspondiente a gastos de:

• Implementación
• Instalación
• Migración

Y los demás servicios en los que haya incurrido. Luego de ello, realizará el reembolso al CLIENTE.

XIX. Soporte Técnico

El PROVEEDOR se compromete a dar soporte técnico al CLIENTE respecto a fallas en el funcionamiento del ERP WEB BEGRANDA mediante los siguientes canales:

• Canales

  • Chat en línea (en caso de que la licencia del cliente lo incluya.)
  • Solicitudes: son aquellas que se realizan mediante el sistema, además podrá crearlas también mediante Google Forms en cualquier momento, para lo cual deberá tener cuenta de Gmail.

• Horarios de atención para los canales de soporte.

  • De lunes a viernes de 8:00 A.M. a 12:00 P.M. y 1:00 P.M. a 5:00 P.M.

En caso de que, el soporte que requiera el CLIENTE sea de conocimiento en materia legal, contable, tributaria, entre otros, la solicitud no podrá ser atendida.

Si la solicitud requiere de un soporte que su naturaleza o razón no se derive del funcionamiento incorrecto del sistema, sino a desconocimiento del uso de la herramienta que pueda derivarse de no asistir o no tomar las capacitaciones, el CLIENTE entiende y acepta que el PROVEEDOR podrá generar un cobro adicional por dicho servicio.

XX. Incremento del servicio

A partir del 1 de enero de cada año, EL SERVICIO podrá tener un incremento anual fijo, igual al IPC del año inmediatamente anterior.

XXI. Actualización de sistema

El PROVEEDOR actualizará el sistema ERP WEB BEGRANDA cada vez que las necesidades propias de este o a su criterio sea requerido. En el evento en que las actualizaciones a aplicar sean significativas para el sistema y que, según criterio del PROVEEDOR puedan llegar afectar su funcionamiento de manera masiva, este notificará vía email (reportado por el CLIENTE) a todos los clientes.

El PROVEEDOR mantendrá el sistema con mantenimiento constante para corregir errores o implementar actualizaciones que optimicen el ERP, estas actualizaciones serán notificadas o no, a criterio del PROVEEDOR con el fin de evitar spam. Cuando la actualización se derive de un “ticket” o solicitud de un cliente, la respuesta a este se dará de forma directa a través del mismo medio usado.

Parágrafo. Fallas ajenas al PROVEEDOR: Cuando existan fallas de servidor, en chat, DIAN o de un proveedor externo, se notificará por medio de alerta dentro del sistema para dar a conocer la novedad al CLIENTE.

XXII. Responsabilidad por Pérdidas

a. Limitación de Responsabilidad por Pérdidas o Daños Derivados del Uso del Sistema

El proveedor limita su responsabilidad en relación con cualquier pérdida o daño directo que pueda surgir del uso, no uso o uso indebido del sistema. En ningún caso, el proveedor será responsable por daños incluyendo, pero no limitándose a, pérdida de ingresos, pérdida de beneficios, interrupción del negocio o pérdida de oportunidades comerciales, incluso si se le ha informado de la posibilidad de tales daños.

b. Exclusión de Responsabilidad por Pérdida de Datos

El PROVEEDOR queda exento de cualquier responsabilidad por la pérdida de datos que pueda ocurrir durante el uso del sistema. Aunque se implementen medidas de seguridad y respaldo, el usuario reconoce que es su responsabilidad realizar copias de seguridad periódicas y tomar las precauciones necesarias para evitar la pérdida de datos.

El proveedor no será responsable por la recuperación de datos perdidos, daños resultantes o cualquier consecuencia asociada con la pérdida de datos.

XXIII. Confidencialidad

Entendiéndose por información confidencial, toda información originada, obtenida por, o del conocimiento de la PARTE RECEPTORA, que por virtud de su naturaleza o de la ley no sea o deba ser del dominio público, o frente a la cual exista un deber de sigilo, protección, no divulgación y/o confidencialidad o sobre la cual exista un derecho o una protección contractual, legal y/o constitucional.

Así las cosas, ambas partes acuerdan y se comprometen a mantener en estricta confidencialidad toda la información confidencial revelada por la otra parte durante la vigencia de la relación comercial y en cualquier momento posterior.

Se exceptúa de la confidencialidad en los siguientes casos:

• Pruebe a satisfacción de la PARTE REVELADORA que era conocida por la PARTE RECEPTORA con anterioridad a este acuerdo y que dicha información fue conocida sin violación a deberes legales de reserva y confidencialidad, legal o contractual, con otra persona natural o jurídica que haya tenido el deber con respecto a la PARTE REVELADORA de forma directa o indirecta a través de empresas relacionadas con ésta, sus filiales y/o empleados.
• Sea públicamente conocida, sin que ello resulte de un incumplimiento de la PARTE RECEPTORA o de un tercero sujeto a una obligación de confidencialidad.
• Exista una obligación jurídica de dar a conocer la información por parte de una autoridad judicial y/o administrativa con facultades para ello. En este caso, la PARTE RECEPTORA podrá revelar solamente la mínima información confidencial necesaria para cumplir con la exigencia que se le impone, siempre que inmediatamente de conocido el requerimiento haya notificado a la PARTE REVELADORA tal circunstancia. Este derecho podrá ser ejercido por la PARTE RECEPTORA hasta antes del vencimiento del plazo otorgado para proveer esa información, y sólo si subsiste el requerimiento.

En caso de celebrarse individualmente un acuerdo de confidencialidad, aquél reemplazará este acápite de forma integral y regirá todo lo relativo a la confidencialidad entre las partes.

a. Actualización de la información

El CLIENTE entiende y acepta que, siendo el único responsable de la gestión de su negocio y como titular de los datos referentes a su información, será quien deberá mantenerla actualizada tal como nombre, identificación, datos de contacto, negocio, actividad económica y demás información gestionable mediante los módulos adquiridos del ERP WEB BEGRANDA, de conformidad con su deber de actualización de información como está establecido en la Política de Tratamiento de Datos personales, para efectos de notificación, dichos datos serán los tomados en cuenta a la hora de realizar cualquier acción con dicho fin por parte de BEGRANDA INC S.A.S.

XXIV. Copias de seguridad

BEGRANDA INC S.A.S. como PROVEEDOR del servicio ERP WEB BEGRANDA tiene implementado dentro de su sistema una copia de seguridad en horario nocturno cada 24 horas. Sin embargo, por la naturaleza del servicio, el PROVEEDOR no garantiza al 100% que dicha copia de seguridad sea realizada por el sistema. Por lo anterior, el CLIENTE entiende y acepta que, aunque conoce que dicha copia de seguridad le genera confianza, será de su responsabilidad, generar copia de seguridad interna de los datos que genera y así mismo, será de su responsabilidad única, la pérdida de la información en caso de que no sea posible recuperar la información por falta de copia de seguridad automática.

XXV. Restauración de información - copias de seguridad

El CLIENTE entiende y acepta que, en caso de pérdida de información o datos derivados de su uso indebido o su falta de conocimiento de las herramientas y funcionalidades del ERP WEB BEGRANDA, podrá solicitar al PROVEEDOR la restauración de los datos. Además, el CLIENTE entiende y acepta que, a criterio del PROVEEDOR, dicha restauración podrá generar un cobro atendiendo a la complejidad, volumen de los datos y capacidad técnico-humana requerida. Dicho cobro será informado previamente al CLIENTE, quien una vez acepte, el PROVEEDOR procederá a realizar la restauración o informará si la misma no es posible.

A pesar de lo anterior, el CLIENTE entiende y acepta que, el sistema de copias de seguridad no es infalible, por lo que, podrá haber situaciones en donde el PROVEEDOR no cuente con la copia de seguridad requerida y asume la responsabilidad por la pérdida de los datos e información, para lo cual entiende que, en la gestión de su negocio, es su responsabilidad implementar una política o procedimiento de copias de seguridad internas.

XXVI. Tratamiento de datos Transaccionales

Si bien la Plataforma donde se despliega el Servicio es fundamentalmente la misma para todos los CLIENTES, los Datos Transaccionales del CLIENTE, por su propia naturaleza, son diferentes para cada CLIENTE, lo mismo que los tipos de funcionalidades que cada CLIENTE decide utilizar o adquirir en el Servicio contratado.

El CLIENTE autoriza que el PROVEEDOR podrá acceder a los Datos Transaccionales del CLIENTE para llevar a cabo las siguientes actividades, sin limitarse: (i) almacenar los Datos Transaccionales en servidores propios o de terceros, que sean administrados directamente por el PROVEEDOR o por terceros proveedores, en servidores en la nube locales o presentes en otros países como los EEUU, con apoyo de proveedores de tecnología que cuenten con los estándares de seguridad propios de la industria; (ii) generar copias de seguridad de los datos, bien sean estas “backups” históricos, o datos de protección redundantes; (iii) analizar variables que ayudan a determinar el uso apropiado de la herramienta por parte del CLIENTE, dentro de los límites de un determinado Plan; (iv) realizar procedimientos de analítica financiera y/o transaccional; (v) conocer las necesidades de los CLIENTES y de su negocio con el propósito de ofrecer, directa o indirectamente, o poner a su disposición propuestas, productos, servicios o herramientas complementarias propias o de Aliados que sean de utilidad negocial, o que puedan mejorar la experiencia del CLIENTE en el uso del Servicio. Los Datos Transaccionales o los anexos documentales que el CLIENTE genere en el Software, únicamente serán accedidos por EL PROVEEDOR, (i) para las actividades especificadas en este Acuerdo, y (ii) cuando exista un inconveniente netamente técnico que deba ser solucionado a través de esto tipo de acceso restringido y previamente autorizado mediante este acuerdo.

El CLIENTE conoce y autoriza el tratamiento de datos personales, bajo las finalidades establecidas en la Política de Tratamiento de Datos del PROVEEDOR, además, acepta que ha consultado, leído y entendido sus derechos allí establecidos para el ejercicio de estos que como titular le corresponde, y conoce que podrá consultar dicha Política en la página web https://begranda.com/web/.

Bajo ningún escenario, tendrá el PROVEEDOR conocimiento, ni será responsable, por la forma como el CLIENTE decida operar su negocio, por la forma como el CLIENTE decida contabilizar sus transacciones, o por la forma como el CLIENTE autónomamente decida dar cumplimiento a las disposiciones fiscales, laborales y/o legales. Adicionalmente, EN NINGUNA CIRCUNSTANCIA, ni siquiera mediando la solicitud expresa del CLIENTE, podrá el PROVEEDOR alterar datos financieros, contables, laborales o fiscales, referentes a los Datos del CLIENTE.

El contacto al CLIENTE, para el uso y tratamiento de Datos Básicos y Transaccionales, se podrá dar por múltiples canales, incluyendo, sin limitarse a, visitas personales, correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto o de “WhatsApp”, mensajes o publicidad en diversas redes sociales, invitaciones a capacitaciones virtuales o presenciales, entre otros medios de comunicación modernos que pudiesen convertirse de uso común.

Expresamente, el CLIENTE acepta la transferencia de Datos Básicos o Transaccionales del mismo a terceros especializados que proveen servicios o son Aliados del PROVEEDOR, en áreas tales como infraestructura en la nube, servicios de analítica de datos, servicios financieros o “fintech”, y otros servicios que el PROVEEDOR considere estratégicos para soportar su operación o complementar servicios y ofertas para su base de CLIENTES. Por lo tanto, el PROVEEDOR podrá transferir los Datos Básicos o Transaccionales del CLIENTE a los proveedores o Aliados que el primero considere, siempre y cuando dicha transferencia se genere: a) de la suscripción de una alianza comercial entre el PROVEEDOR y sus proveedores o Aliados; o b) a través de la venta, la escisión, la generación de un joint venture, o la negociación de una inversión con un tercero que involucre los activos de software parciales o totales que operan el Servicio. Dicha transferencia de datos estará condicionada a que quien recibe los datos mantenga un grado de resguardo de los datos del mismo orden estipulado en este Acuerdo. Esto quiere decir, que el receptor de los datos deberá proveer una infraestructura segura para albergarlos dentro de medidas técnicas de seguridad tradicionalmente aceptadas en la industria, y no podrá acceder a dichos datos por fuera de lo estipulado en este Acuerdo, a no ser que medie una autorización expresa de parte del CLIENTE para tal fin.

XXVII. Responsabilidad del CLIENTE para tratamiento de datos de terceros

De acuerdo con la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y teniendo en cuenta que, el ERP WEB BEGRANDA almacenará datos de terceros ingresados por el CLIENTE, éste será el único responsable de la correcta obtención de los datos.

Dentro del marco de obligaciones establecidos por la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, decreto 1074 de 2015 y demás normas que complementen la materia, el CLIENTE entiende y acepta la responsabilidad de obtener las autorizaciones para la recolección y tratamiento de datos, que en determinado momento requiera según la normativa para registrar los datos de sus terceros clientes personas naturales, clientes personas jurídicas, prospectos, proveedores o empleados, y demás que se requieran en la Plataforma. Lo anterior, debido a que una vez el PROVEEDOR active el Servicio para el uso del CLIENTE, éste último adquiere total autonomía para ingresar datos de terceros a la Plataforma.

Por lo tanto, el CLIENTE mantendrá indemne al PROVEEDOR de reclamos, demandas, multas, condenas, u otros perjuicios que se causen al PROVEEDOR en caso de que el CLIENTE no haya obtenido las autorizaciones requeridas por la ley vigente en ese momento en Colombia respecto a la protección de los datos semiprivados y privados o sensibles de las personas naturales o jurídicas con las que el CLIENTE gestiona transacciones o ejercita relaciones comerciales o laborales en el Software (teniendo como contexto, por ejemplo, la Ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las excepciones que contempla el artículo 26 del Código de Comercio).

En los casos que sea necesario, el PROVEEDOR podrá solicitar al CLIENTE, y éste las pondrá a disposición del primero, las autorizaciones que haya obtenido de terceros para el tratamiento de datos, según las normas legales.

XXVIII. Aviso de Privacidad

En cumplimiento de lo dispuesto en las normas vigentes sobre protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, BEGRANDA INC S.A.S. con NIT 901215368-7 informa a los usuarios, clientes, proveedores, y demás partes interesadas las finalidades y tratamiento al que serán sometidos sus datos personales como responsable del Tratamiento.

Tratamiento: BEGRANDA INC S.A.S. realizará el tratamiento de los datos por medio del cual podrá consultar, recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, cruzar, circular y/o suprimir los datos.

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de BEGRANDA INC S.A.S. serán tratados con las siguientes finalidades:

A. Para manejar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, aliados, distribuidores y/o empleados.

B. Informar sobre cambios, modificaciones o nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular por cualquier medio de comunicación;

C. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;

D. Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos y la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales, mediante encuestas;

E. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;

F. Controlar el acceso a las oficinas y las plantas de BEGRANDA INC S.A.S., incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;

G. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

H. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

I. Registrar a los Titulares en los sistemas de BEGRANDA INC S.A.S. y procesar sus pagos o recaudos;

J. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de los integrantes de BEGRANDA INC S.A.S. y/o de las obligaciones contractuales entre las partes.

K. Las demás finalidades que BEGRANDA INC S.A.S. en su calidad de Responsable determine con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones, así como de las políticas internas de la empresa y que sean comunicados a los titulares mediante la Política de

Los derechos que le asiste como Titular de los datos, son: a) Conocer los datos suministrados. b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento. d) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento del uso de los datos. e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Estos derechos los podrá ejercer a través de los canales o medios dispuestos por BEGRANDA INC S.A.S. para la atención al público, el correo electrónico [email protected] para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización. La Política de Datos Personales la puedo consultar a través de la página web https://begranda.com/web/.

XXIX. Nulidades

En caso de que alguna cláusula de estos términos y condiciones sea declarada nula o ineficaz, se procurará reemplazarla por otra que conserve el sentido más cercano al de la cláusula original. Sin embargo, la nulidad o ineficacia de una cláusula no afectará la validez del resto de los términos y condiciones, el cual mantendrá su plena vigencia y aplicabilidad de acuerdo con lo establecido.

XXX. Actualización de términos y condiciones

En caso de cualquier actualización de los presentes términos y condiciones, BEGRANDA INC S.A.S. notificará al CLIENTE mediante los medios de comunicación autorizados para tales fines por este, tales como: correo electrónico, WhatsApp, mensaje de texto, mensaje de voz, o cualquier otro medio apto para tales fines. Dicha comunicación tendrá carácter informativo únicamente frente a lo cual, el CLIENTE entiende y acepta que el servicio se prestará bajo dichas condiciones aceptadas y de mera disposición del PROVEEDOR.