El día 17 de diciembre de 2020 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió el proyecto de resolución para la emisión de documentos soporte de nómina electrónicos, en este proyecto se definen los procesos técnicos necesarios para la generación, transmisión y validación de los documentos de pago de nómina de forma electrónica, tal como en este momento se realiza con la factura, nota crédito y nota débito.
La nómina electrónica comprende el manejo de todos los aspectos relacionados al pago de la nómina actual a los empleados, donde se contemplan deducciones y devengados así como los pagos y abonos, con el beneficio de disminuir el uso del papel y tener un método de notificación más efectivo sobre el pago de la misma al empleado ya que esta se enviarán directamente al correo electrónico del mismo.
También es importante destacar que la nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA.
La información que debe contener el documento de soporte de pago de nómina electrónica son:
● Está denominado expresamente como documento soporte de pago.
● Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto a emitir.
● Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
● El código único documento soporte de pago nómina electrónica-CUNE.
● Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
● Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
● El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.
● El medio de pago.
● Fecha y hora de generación.
● Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.
Al igual que el proceso de la factura electrónica, la N.E requiere del proceso de habilitación donde se realizan las pruebas necesarias para poder iniciar la emisión de los documentos electrónicos en ambiente de producción. Este proceso de habilitación y posterior emisión de los documentos de soporte de la nómina también contempla un calendario establecido.
Las fechas límite estipuladas para iniciar con la emisión de N.E para entidades no gubernamentales está definida de acuerdo a la cantidad de empleados en la empresa de la siguiente forma:
El servicio para emitir documentos de nómina electrónica se encontrará activo en Begranda para las fechas límite estipuladas cumpliendo con los artículos mencionados en el anexo técnico del proyecto.